Когда речь заходит о предотвращении сомнительной и безнадежной «дебиторки», бизнесмены в большинстве случаев размышляют о проявлении должной осмотрительности при выборе контрагентов. Однако для снижения финансовых рисков внимательного отношения к возможным партнерам по бизнесу и проверки их на благонадежность недостаточно.
Что будут стоить усилия по изучению контрагента, если затем компания заключит «кривой» договор, либо не обеспечит сохранность документов, свидетельствующих об исполнении взятых перед партнером обязательств? Ответ очевиден ― абсолютно ничего. Потому что, не имея должной документальной доказательственной базы, отстоять права и интересы компании в суде или ином государственном органе практически невозможно.
Именно поэтому каждому руководителю важно уделять внимание не только проявлению осмотрительности при выборе контрагентов, но и тому, чтобы заключение, исполнение и хранение договоров осуществлялось в компании четко и грамотно.
На этапе оформления договора в первую очередь важно обеспечить соблюдение условий, при которых договор, с юридической точки зрения считается заключенным. Речь идет о надлежащей форме договора, согласовании его предмета и существенных условий, а также о наличии у подписантов документа необходимых полномочий. Кроме того воля сторон сделки, отраженная в договоре, должна соответствовать их реальному волеизъявлению, а не прикрывать какую-либо другую договоренность. В противном случае, т.е. если договор будет оформлен неграмотно, с пороками формы, воли или содержания, то он не даст компании должной правовой защиты.
Относительно исполнения договора компания должна взять для себя за правило документировать все шаги по исполнению договора и не начинать предпринимать каких-либо действий, пока не будут надлежащим образом оформлены и подписаны все бумаги. Почему это так важно? Объясню на примере. Представим себе ситуацию, что клиент торговой компании просит поставить ему товар по выгодной для поставщика цене, но на условиях отсрочки платежа. Проект текста договора и спецификации обсуждаются специалистами сторон сделки и предполагаются к подписанию. В указанных документах есть все необходимое, включая серьезные штрафные санкции за нарушение согласованных сроков оплаты. Вот-вот все будет подписано. Поставщик уверен, что оформление бумаг лишь техническая сторона вопроса, которая не должна сдерживать получение коммерческой выгоды от наметившейся сделки. Вследствие чего, отгрузка продукции производится до подписания договора. После получения товара покупатель благодарит поставщика за оперативность произведенной отгрузки, но договор так и не подписывает. А затем нарушает срок оплаты, обсуждавшийся сторонами. Самое бы время пригрозить недобросовестному покупателю взысканием с него пени, но нет. Договора подписанного нет и, следовательно, нет и соглашения о неустойке. И максимум, что можно взыскать, лишь проценты за пользование чужими денежными средствами, которые значительно меньше договорной неустойки.
Кроме надлежащего заключения и исполнения контрактов важно обеспечить грамотный учет и сохранность всех договорных документов. Как это сделать наилучшим образом? Создать реестр всех заключенных компанией соглашений и базу скан-копий договоров (а также прилагаемых к ним документов: спецификаций, смет, актов и т.п.), привязанную к реестру. Кроме того важно определить сотрудника, ответственного за ведение реестра и базы, а также за хранение оригиналов документов. Хранение подлинников договорных документов имеет смысл организовать в месте, исключающем свободный и бесконтрольный доступ к документам, как со стороны сотрудников компании, так и третьих лиц. Все, что нужно для текущей работы сотрудники смогут найти в электронном виде (в реестре и базе скан-копий). При наличии потребности у какого-либо сотрудника получить подлинник документа (для предъявления в суд, в правоохранительные органы, в налоговую инспекцию и т.п.), соответствующий человек должен получить оригинал договора исключительно под роспись, чтобы нести персональную ответственность за его сохранность.
Описанные выше механизмы грамотной организации договорной работы существенно снижают риски компании, как в целом, так и относительно возникновения сомнительной и безнадежной «дебиторки» в частности. Поэтому не следует ими пренебрегать.
