Свобода современного человека тесно связана с его мобильностью — одного без другого не бывает. Едва ли бизнесмен, привязанный к своему рабочему месту, может считать себя свободным и мобильным. О личном времени, семье, путешествиях, самосовершенствовании можно забыть, если ваше любимое дело поглощает вас без остатка. Можно ли организовать его так, чтобы оковы рухнули, но управляемость и эффективность бизнеса сохранилась и даже возросла? Можно, и мы научим вас этому. Мы хотим, чтобы вы сами определяли меру уделяемого бизнесу времени, но сохраняли над ним абсолютный контроль.
Проблемы, мешающие нам в бизнесе
Вспомните, сколько времени вы проводите в пробках по дороге в офис и обратно, как влияют на вас ситуации с внезапными болезнями или увольнениями ключевых сотрудников. К каким проблемам и стрессам приводят сбои в работе из-за забытых кем-то задач, поручений, обязательств на всех уровнях, начиная от вашего и заканчивая уровнем самого крайнего исполнителя. Наверняка вам приходилось сталкиваться с перекладыванием на вас подчиненными принятия решений, со снижением производительности сотрудников при вашем отсутствии на рабочем месте.
Плохая новость: пока возможны такие ситуации, ни о каком удаленном управлении не может идти речи. Ваш бизнес к дистанционному управлению не готов, и попытка его реализации приведет к полной остановке бизнеса и, скорее всего, его развалу. Что нужно сделать для того, чтобы подготовить ваш бизнес к практике удаленного управления и достичь совмещения бизнес-активности и комфортного, мобильного и свободного образа жизни?
Правильная организация управления бизнесом
Первый шаг — организация измерения промежуточных показателей эффективности бизнеса (KPI). Необходимо определить количественные метрики KPI по результатам работы каждого подразделения. Например, для компании в целом это выручка, прибыль, экономия расходной части бюджета и перерасход нормативов.
Для отдела продаж — информация по объемам совершенных продаж и прогнозам будущих сделок, количество потенциальных и актуальных клиентов, количество открытых сделок по привлечению клиентов, рентабельность продаж. Для маркетинга — генерируемый им входящий поток клиентов и стоимость привлечения одного потенциального клиента. Для обслуживающих подразделений — своевременность поставок или оказания услуг внутренним клиентам, количество внутренних рекламаций и нарушение времени реагирования на события.
Второй шаг — организация управления на уровне бизнес-процессов и проектов. Причина перегруженности как руководителя, так и любого сотрудника — непонимание, какие процессы регулярны, а какие — проектны. Следствие — стремление управлять всеми процессами в ручном режиме. Утром дать сотрудникам поручения, в течение дня — проверить их исполнение, а вечером — получить от сотрудников отчет о проделанном.
Регулярные процессы — рутинны, это те действия, которые с определенной периодичностью осуществляются внутри компании. Именно для них обязательна максимальная регламентация, включающая такие параметры, как условие начала исполнения, необходимые ресурсы, критерии успешности. И, конечно, требуемые результаты и механизмы их влияния на метрики KPI сотрудника, несущего персональную ответственность за выполнение регулярного процесса.
Нерегулярные процессы являются проектными и выполняются по правилам управления проектами.
Третий шаг — организация единого информационного пространства внутри компании. Создайте отдельные структуры для хранения разных категорий информации, как минимум — справочной (регламентов, технической справочной информации и т.д.), отчетной (форм для сбора упомянутых выше метрик) и рабочей.
Не все в компании должны обладать полнотой информации, поэтому организуйте разграничение доступа к ней в зависимости от должности, сферы ответственности, курируемых проектов и процессов. Например: каждый сотрудник имеет личное рабочее пространство, руководитель подразделения контролирует личные рабочие пространства сотрудников плюс общее рабочее пространство подразделения. Руководители вышестоящего уровня контролируют рабочие пространства подразделений, входящих в их зону ответственности. Временные рабочие структуры, созданные между подразделениями, имеют свои рабочие пространства, которые контролируются кураторами структур.
Четвертый шаг — реализация онлайн-доступа к необходимой для удаленной работы информации. Для руководителя — как минимум отчетность, как максимум — вся информация. Для сотрудника — личная рабочая область плюс общее рабочее пространство подразделения. И позаботьтесь о защите этой информации от несанкционированного доступа!
Пятый шаг — регламентация процессов управления (как локальных, так и удаленных). Регламенты планерок, совещаний, порядок контроля исполнения решений, ответственность за неисполнение — все эти элементы должны быть регламентированы. А кроме этого — формы отчетности (метрики KPI для этих форм мы определили на первом шаге), периодичность и порядок их заполнения, правила наименования файлов с отчетами и папок для их хранения. Обо всем этом следует позаботиться до момента организации удаленного управления.
В эти же регламенты прописываем порядок использования инструментов контроля поставленных задач, включая проектные задачи и инструменты оценки качества и своевременности их выполнения.
Еще несколько секретов управления бизнесом онлайн
Борьба с рассинхронизацией. Одна из опасностей удаленного управления — рассинхронизация контактов. Для решения этой проблемы применяйте инструменты планирования рабочего времени сотрудников на уровне корпоративных стандартов, определяющих способы связи с каждым вашим работником. Как сказал Глеб Архангельский, автор книги «Работа 2.0», «свобода и гибкость должны сочетаться с предсказуемостью и определенностью».
Сокращение затрат времени на совещания. Для всех видов совещаний (ежедневных оперативных, еженедельных планерок, информационных собраний, совещаний для принятия стратегических решений) применение удаленного формата позволяет существенно ускорить продвижение проектов, собрать в одно время всех ключевых лиц, подключить к принятию решений сотрудников, находящихся далеко от вашего офиса, и облегчить визуализацию информации в ходе совещаний. И, конечно, решить вопрос протоколирования.
Уменьшение количества сотрудников. Аутсорсинг, использование временного персонала и надомная работа. Реализовав первые пять шагов, вы легко можете получать качественные результаты от переданных на аутсорсинг функций отдельных сотрудников и целых подразделений. Стоит использовать надомный труд, когда сотрудник находится на больничном, в декретном отпуске, или характер его обязанностей позволяет работать вне офиса.
Исключите ситуацию «кот из дома — мыши в пляс». Чтобы ваш персонал не расслаблялся, как только вы покидаете пределы офиса, применяйте несколько читкодов:
Увеличивайте плотность информационного контакта с сотрудниками регулярными планерками и дополнительными телефонными звонками;
Добивайтесь абсолютной прозрачности времени, планов и задач сотрудников с помощью инструментов планирования рабочего дня и ежедневной отчетности о проделанной работе;
Увязывайте материальную мотивацию сотрудников с их эффективностью (на основе KPI).
Шестой шаг — облегчайте себе жизнь. Далеко не все свое время вы занимаетесь делами, приносящими высокую прибыль вашему бизнесу. Так же, как и ваши сотрудники, часть времени вы тратите на ручное управление рутинными процессами. Их определение позволит вам привлечь первый инструмент разгрузки времени — личного помощника, которому их можно делегировать. Например, вместо того, чтобы лично просматривать каждый отчет, поручите это своему помощнику, и пусть он сообщает вам только о тех случаях, когда результаты отчетов отклоняются от норматива. Кроме того, помощнику можно делегировать контроль поручений, планирование вашего рабочего дня, встреч и совещаний, оценку KPI сотрудников, ведение переписки и совершение информационных звонков и многое другое.
Седьмой шаг — обретение свободы. Если после предыдущего шага вы почувствовали значительную разгрузку от рутины, а результаты работы бизнеса продолжают вас радовать, значит, вы готовы к большему. Наймите операционного руководителя в свой бизнес, делегируйте оставшиеся процессы управления, которые мы выстраивали с 1-го по 5-й шаг, и начинайте осваивать новую профессию «собственник бизнеса», управляя уже не всеми сотрудниками, а одним, и сохраняя при этом полный контроль!
Да, и не забудьте наделить своего операционного руководителя личным помощником.
О чем мы не успели вам рассказать. В концепцию работы онлайн хорошо укладываются управление продажами, организация обучения и аттестации сотрудников. Все это, а также технические аспекты практической реализации наших шагов, остались вне нашего рассмотрения. Во-первых, чтобы сохранить динамику и избежать скуки, а во-вторых, мы хотим предложить вам интересный формат взаимодействия: для воплощения в жизнь плана вашего освобождения мы предлагаем организовать 1-2-3-часовой вебинар! Обращайтесь в редакцию «Делового Волгограда» или пишите мне, будем рады сделать это для вас!