Предоставление клиентам отсрочки платежа должно быть четко регламентированным процессом
Кредитование клиентов — это всегда риск появления проблемных и безнадежных долгов. Поэтому руководителю любой компании важно поставить предоставление отсрочки платежа контрагентам на рельсы регулярного менеджмента. Представляем план из четырех простых шагов.
В сегодняшних реалиях высокой конкурентной борьбы за рынки сбыта и долгосрочную лояльность клиентов очень маленький круг компаний может работать по предоплате. Большинству приходится предоставлять своим покупателям отсрочку платежа от нескольких дней до 2-3 месяцев. Как управлять этим процессом?
Шаг 1
Необходимо определить максимально допустимый для бизнеса лимит дебиторской задолженности компании. Универсального рецепта нет, и у каждой компании он свой. Ориентирами для установления лимита могут быть:
- размеры обязательств компании, которые она должна регулярно выполнять к определенному сроку (зарплата, налоги, аренда офиса/склада, платежи банкам, поставщикам и т. д.);
- фактические данные по среднемесячному объему продаж;
- срок оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей;
- наличие у компании резервного финансового фонда и т. п.
Шаг 2
Установите, каким клиентам компания не готова предоставлять отсрочку платежа из-за чрезмерно высокого риска возникновения проблемной или безнадежной, с точки зрения взыскания, задолженности.
Обычно к таковым следует относить три типа клиентов:
А) Фирмы, недавно появившиеся и не имеющие никаких активов.
Б) Компании, имеющие очевидные финансовые или организационно-технические трудности. Об этом могут свидетельствовать: процедура банкротства или реорганизации; инициированные против компании судебные разбирательства; исполнительные производства, по которым клиент выступает в качестве должника; наличие сведений о клиенте в реестре недобросовестных поставщиков, ведущемся ФАС.
В) Организации, имеющие репутацию хронических нарушителей сроков оплаты. У них хорошее финансовое положение, но они предпочитают как можно дольше покредитоваться за счет своих контрагентов и, следовательно, никогда не платят в согласованные сроки.
Шаг 3
Важно определить, на каких условиях по сумме, срокам и с какими обеспечительными мерами компания готова кредитовать своих клиентов. Обязательно предусмотрите надбавку к цене товара (работы, услуги), реализуемого на условиях отсрочки платежа, по сравнению с аналогичной ценой по предоплате. С одной стороны, это должно стимулировать клиентов совершать сделки по предоплате, а с другой, компания должна получать дополнительный финансовый бонус за временную «заморозку» части своей «оборотки» и возникающие риски. Разумеется, размер надбавки должен быть меньше чем ставка по банковскому кредиту.
Также важно разработать типовые формы договоров и установить, кто вправе от лица компании заключить сделку на условиях отсрочки платежа. Для мелких компаний это может быть неактуально, а более крупным есть смысл распределить полномочия по заключению сделок между руководителем отдела продаж, коммерческим директором и руководителем компании. Это позволяет снять с топ-менеджера нагрузку по анализу и заключению типовых договоров с небольшой суммой и длительностью отсрочки, а также ускорить прохождение коммерческого документооборота в компании.
Шаг 4
Установите, как будет проходить процесс работы с клиентами на условиях отсрочки платежа от установления контакта с контрагентом и его проверки до исполнения компанией условий заключенного договора и получения оплаты от клиента по окончании периода отсрочки платежа. Проще всего это сделать, разработав письменную инструкцию или регламент. В этом документе процесс работы с клиентом разбейте на серию этапов с указанием входящих в каждый этап действий, сроков их совершения, а также ответственных лиц (как за отдельные действия, так и за этап в целом).
