Что делать с дебиторской задолженностью, чтобы она не потопила корабль вашего бизнеса?
Отгремели новогодние праздники, наступил черед трудовых будней. Руководители и собственники компаний начали строить планы по расширению рынка сбыта и увеличению объема продаж. А параллельно с этим подводить итоги прошедшего года. И зачастую топ-менеджмент сталкивается с неприятным сюрпризом — наличием крупной просроченной задолженности со стороны клиентов.
Одни контрагенты просто забыли сделать необходимые платежи перед новогодними праздниками, другие объективно не имели на то финансовой возможности, третьи и вовсе не собирались рассчитываться вовремя. В итоге у компании возникает просроченная «дебиторка», которая ведет к дефициту свободных оборотных средств и ограничению возможных финансовых и коммерческих маневров компании. Но любой просроченный долг для компании — как пробоина в корпусе корабля. Чем больше пробоин и чем они крупнее, тем выше для бизнеса риск погрузиться ниже ватерлинии, а затем и вовсе отправиться на дно.
Что же делать? Ответ очевиден: действовать, причем незамедлительно. Предпринимаемые для борьбы с «дебиторкой» действия должны быть разумными и последовательными. Во-первых, необходимо понять глубину и широту имеющейся проблемы. Для этого полезно определить общий объем просроченной «дебиторки», а затем разделить ее на две части. В первую включить наиболее значимые для компании случаи задержки контрагентами платежей (исходя из суммы и длительности просрочки), во вторую — все остальные долги. Для нормализации ситуации основные усилия нужно бросить на первую часть.
Во-вторых, нужно разработать комплекс мер по работе с имеющимися должниками, учитывая особенности как самой задолженности (длительность и сумма), так и специфику должников (суть и масштабы их бизнеса, срок существования на рынке, длительность сотрудничества с ними, кредитную историю и т. п.). В числе запланированных мер могут быть телефонные переговоры, личные встречи; электронные сообщения на e-mail; официальные письма и претензии; предъявление иска в суд и т. п. Необходимо четко обозначить сроки и ответственных за каждое мероприятие лиц. Удобней всего обычно это сделать в формате таблицы.
В-третьих, параллельно с взысканием задолженности важно разработать меры по предотвращению появления новых долгов. Деятельность компании, пусть и с ограничениями, наложенными дефицитом оборотных средств, продолжается. И если латать имеющиеся дыры в корпусе корабля, но при этом допускать появление новых, то, по сути, ничего меняться не будет. И риск гибели бизнеса сохранится. Чтобы его уменьшить, нужно проанализировать слабые места документооборота и допускаемые компанией ошибки при работе с контрагентами, которые чаще всего приводят к возникновению просроченной и безнадежной «дебиторки».
В числе типовых проблем — ненадлежащее оформление договорных отношений и процесса поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), а также отсутствие в компании:
- процедуры проверки контрагентов перед заключением сделки;
- порядка предоставления отсрочки платежа контрагентам;
- механизма контроля сроков совершения платежей контрагентами;
- алгоритма действий по взысканию долгов в случае их образования;
- практики планирования допустимых показателей «дебиторки» и регулярного контроля ее фактических показателей.
С точки зрения предотвращения задолженности, наибольший эффект дадут не отдельные мероприятия и разовые акции, а комплексный и системный подход, за счет которого работа с контрагентами на условиях отсрочки платежа станет отрегулированным и управляемым процессом.
Конечно, полностью исключить образование новых долгов у компании, работающей на конкурентном рынке, где кредитование клиентов — обычное дело, не получится. Но зато получится заметно снизить риск появления «токсичной» дебиторской задолженности, проблемной и безнадежной. А это уже немало, ведь каждый сохраненный и грамотно использованный компанией рубль — это залог ее будущего дохода и прибыли.
текст: Алексей Дудин, юрист и бизнес-консультант