Управление финансами часто становится головной болью собственника и руководителя бизнеса. Однако существуют решения, позволяющие от нее избавиться!
Финансы поют романсы
Каковы наиболее типичные проблемы собственника, связанные с управлением финансами?
1) Нет тотального контроля и управления финансами — только «посмертный» учет по факту, когда полученные финансовые результаты уже не изменить;
2) невозможно смоделировать результаты возможных решений и выбрать оптимальное;
3) антикризисный режим управления;
4) регулярные кассовые разрывы, возникающие непредсказуемо;
5) невозможность планирования и управления прибылью, что приводит к ее потере;
6) перерасходы и нехватка оборотных средств, из-за чего приходится пополнять их на маловыгодных условиях;
7) запоздалость отчетов, их запутанность и неполнота; следствие — невозможность своевременного принятия финансовых решений.
«Как есть»: часто используемые инструменты финансового управления
Как правило, для прогнозирования, управления и контроля финансов используется нескольких общепринятых аналитических форм.
Бюджет доходов и расходов — финансовая модель предприятия, позволяющая планировать доходы и расходы компании, контролировать лимиты бюджета по каждой из статей. На основании бюджета производится расчет прибыли на период планирования (как правило, месячный).
Платежный календарь — предназначен для управления платежами и поступлениями, а также анализа на основе детальной информации плана, прогноза и факта прибыли по итогам месяца. Лучшие платежные календари позволяют получать перспективный прогноз финансовых рисков.
Такие аналитические формы может легко набросать в Excel каждый собственник, но получению максимального эффекта мешают две проблемы: сбор и занесение данных по каждому платежу и поступлению в ручном режиме, а также большое число версий этих форм. Именно поэтому эти инструменты используются далеко не в каждом бизнесе.
Производные аналитические отчеты — о движении денежных средств, по остаткам денежных средств, о прибылях и убытках, о задолженности, о налогах, по проектам. Для получения таких отчётов простых таблиц Excel уже не достаточно, хотя именно эта информация и способна позволить собственнику принимать обоснованные финансовые решения.
«Как хотелось бы»: идеальный инструмент для управления финансами компании
Сначала уточним задачи, которые должен решать такой инструмент:
1) обеспечение перехода от «посмертного учета» к «управлению по отклонениям»;
2) создание единого формата быстрого решения любых задач управления финансами;
3) оптимизация бизнес-модели предприятия, как в целом, так и по каждому направлению;
4) расчет прибыли методом начисления;
5) организация контроля лимитов по статьям доходов и
расходов;
6) и главное — обеспечение перспективного управления финансами вместо анализа фактических результатов.
Для решения этих задача идеальный инструмент финансового управления должен иметь такие характеристики:
1) низкая стоимость внедрения и владения;
2) возможность автоматического быстрого сбора данных для анализа из любых источников — программы бухгалтерского учета, банковских выгрузок, любых собственных аналитических форм на Excel;
3) простое и быстрое планирование в нескольких версиях (план, факт, whatif, риски), план-фактный анализ;
4) легкое изменение данных: версионности, ответственных, контрагентов, расчетных счетов, дат. Возможность создавать множество операций по образцу;
5) удобное представление отчетов и возможность настраивать их любую детализацию;
6) возможность использования минимум трех способов оптимизации оборотных средств, такие как контроль и перераспределение излишков денежных средств по будущим остаткам, прогнозирование кассовых разрывов и контроль лимитов оперативного исполнения бюджета месяца по статьям;
7) способность ведения аналитики по множеству компаний, подразделений и проектов;
8) возможность закладывания в бюджет риска;
9) контроль прибыли по каждому из направлений деятельности отдельно и по всей компании;
10) контроль платежей и остатков на месяц вперед, позволяющий предвидеть появление кассовых разрывов за пару недель;
11) контроль в реальном времени лимитов по статьям затрат с возможностью прогнозирования возможных перерасходов;
12) запас в две недели на принятие правильных обоснованных решений.
Что мы получаем в итоге?
Мы получаем беспроигрышную схему управления финансами своего бизнеса. Она стоит из нескольких этапов.
- Сначала разрабатываем основные классификаторы – расходные и доходные статьи бюджета, основные контрагенты, проекты, расчетные и прочие счета, юридические лица и любые другие центры генерации прибыли и убытков, лимиты по статьям бюджета и т.п.
- Распределяем, какие доли затрат по каким статьям ложатся на те или иные проекты и центры генерации прибыли и убытков.
- Заполняем версию «прогноз» платежного календаря на квартал/год, и получаем планы продаж по фактическим направлениям для выхода на желаемую норму прибыли.
- Заполняем версию «план» платежного календаря на следующий месяц по расходам и ожидаемым поступлениям.
- Ведем деятельность, изменяя при необходимости сроки и размеры плановых платежей и заменяя для осуществленных платежей версию «план» на «факт». При этом ежедневно контролируем прогноз прибыли и угрозу наступления кассовых разрывов.
- Планируем следующий месяц работы. Простым копированием переносим расходную часть в план следующего месяца, изменяем версии расходных платежей на «план», заполняем версию «план» платежного календаря по ожидаемым поступлениям.
- Повторяем пункты 5 и 6 до окончания года.
- Дополнительно, ежемесячно, на основе вторичных аналитических форм анализируем эффективность своего бизнеса в целом и принимаем решения по его оптимизации.
В итоге вы как собственник полностью перестаете зависеть от доброй воли и квалификации ваших бухгалтеров. Лично мне такая свобода в управлении бизнесом очень нравится.
На основе личного опыта
Вы можете мне возразить, что не прочитали в этой статье ничего нового и не узнали того, что нельзя получить при помощи бухгалтера и программы 1С:Бухгалтерия или 1С:Предприятие. Не соглашусь! Вы можете получить похожие по содержанию отчеты только при весьма глубокой настройке аналитического учета 1С, только руками бухгалтера (причем высококвалифицированного, а значит — дорогого), а самое грустное — по свершившемуся факту за период не короче месяца и по каждой компании отдельно.
И уж точно с использованием 1С вы не сможете получить аналитики на любую перспективу, на любой период, в консолидированном виде по всем вашим направлениям бизнеса (включая те, по которым вы не ведете бухучета) и с разбивкой по конкретным проектам — как внутри одного предприятия, так и захватывающего несколько компаний.
Я тоже постоянно сталкивался с рисками неоптимального финансового управления — и как наемный руководитель компаний, и как основатель собственного бизнеса. И на протяжении многих лет пробовал различные инструменты решения этой проблемы, которые по степени защиты от финансовых рисков можно условно разделить на три категории.
Первая — управленческий учет по аналитическим статьям расходов и доходов в программах 1С:Бухгалтерия или 1С:Предприятие. Плюсы: вы понимаете, в каком размере и по каким статьям компания совершает расходы. Минусы: это «посмертный учет». Расходы уже совершены, а доходы уже получены, и вы не в состоянии оказать на их размер никакого влияния.
Вторая – внедрение бюджетирования с использованием Excel. Плюсы: вы планируете свои расходы и можете хотя бы приблизительно спрогнозировать общую прибыль за продолжительный период. Вы можете контролировать соблюдение пределов расходов по статьям бюджета. Минусы: при возникновении незапланированных расходов вы не сможете оценить их влияние на прибыль даже в масштабах года.
Третья — системы Business Intelligence. Плюсы: все, описанные выше. Минусы: высокая стоимость внедрения.
Я попробовал управлять бизнесом, используя все три категории управленческих инструментов, но наилучшего результата мне удалось достичь, только когда я перешел на продукт из категории Business Intelligence — JFOR BI: Бюджетирование. Так что все, что написано в статье — результат моего практического опыта.
Буду рад, если этот материал оказался вам полезен и показал путь к оптимизации управления финансами для вашего бизнеса. Понятно, что рамки статьи не позволяют более подробно описать все шаги практической оптимизации финансового управления, да и наверняка я не смог даже просто перечислить все возможные проблемы в этой области. Если вас заинтересовало содержание этой статьи, но остались вопросы — обращайтесь (http://hyperprofit.ru, тел. +79093889900). С радостью помогу вам советом!
Текст: Виктор Анисимов, эксперт по увеличению продаж и развитию бизнеса, старший управляющий партнер Агентства «Повышение прибыльности и управляемости бизнеса»
